Termos de Uso e Política de Privacidade – Hot Manager

1. Sobre a Plataforma

A plataforma Hot Manager é um software como serviço (SaaS) voltado exclusivamente a clínicas e profissionais de saúde, para gestão, organização e formalização de documentos e informações relacionadas à atividade profissional.

Pacientes não criam contas; o acesso deles ocorre apenas mediante links temporários enviados pelo profissional para preenchimento ou atualização de dados.

2. Aceite dos Termos

Ao criar uma conta e utilizar a plataforma, o usuário declara que:

• leu e compreendeu este documento;
• concorda integralmente com os Termos de Uso e Política de Privacidade aqui descritos.

O uso da plataforma implica concordância com as condições vigentes na data do acesso.

3. Uso da Plataforma

O usuário compromete-se a:

• utilizar a plataforma de forma lícita e conforme a legislação aplicável;
• manter a confidencialidade de suas credenciais de acesso;
• garantir que possui base legal adequada para o tratamento dos dados inseridos no sistema, incluindo dados de pacientes.

4. Uso de certificado Digital (PFX)

• Responsabilidade do usuário: O envio, uso e exclusão do certificado e da respectiva senha são realizados exclusivamente pelo usuário, que mantém total controle sobre essas informações.
• Finalidade restrita: O certificado digital será utilizado única e exclusivamente para efetivar a assinatura de documentos solicitada pelo usuário, não sendo empregado para quaisquer outras finalidades.
• Segurança e tratamento: O tratamento dos certificados é realizado com medidas técnicas e administrativas adequadas, incluindo criptografia em repouso. A senha do certificado é descriptografada temporariamente apenas no momento da assinatura, sendo utilizada exclusivamente para viabilizar a operação, sem armazenamento permanente ou uso para quaisquer outras finalidades.
• Exclusão: O usuário pode, a qualquer momento, remover permanentemente seu certificado e senha do sistema, garantindo a efetiva retirada do tratamento.

5. Dados Pessoais do Usuário

A plataforma trata dados do usuário (profissional ou clínica), incluindo:

• nome ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• e-mail e telefone;
• registros de acesso e logs de uso.

Esses dados são tratados para execução do contrato, suporte técnico, segurança e auditoria.

6.1 Paciente sem conta

Alguns dados de pacientes podem ser coletados por links enviados pelo profissional, para:

• preenchimento de formulários;
• atualização de cadastro;
• agendamento de atendimento;
• registro de anamnese ou histórico clínico.

6.2 Regras de tratamento

• O profissional ou clínica é controlador dos dados; a Hot Manager atua como operador;
• Links únicos e seguros, expirando automaticamente;
• Os links são controlados pelo usuário, que pode habilitar ou cancelar a permissão a qualquer momento;
• Pacientes devem fornecer consentimento explícito ao enviar dados sensíveis;
• A plataforma garante armazenamento seguro, logs e criptografia em trânsito e repouso;
• Pacientes podem solicitar atualização ou exclusão dos dados via profissional ou clínica responsável.

7. Papéis no Tratamento (LGPD)

• Usuário (clínica/profissional): controlador dos dados de pacientes;
• Hot Manager: operador técnico dos dados;
• Paciente: titular dos dados pessoais.

A plataforma atua estritamente conforme instruções do controlador, não utilizando dados para outras finalidades.

8. Base Legal

• Execução de contrato (art. 7º, V, LGPD);
• Exercício regular de direitos (art. 7º, VI, LGPD);
• Consentimento explícito do paciente para dados sensíveis de saúde (art. 11, LGPD).

9. Segurança

• Todas as comunicações são via HTTPS;
• O PFX é armazenado criptografado;
• Tokens de links temporários são aleatórios, únicos e expiram automaticamente;
• A plataforma mantém logs de acesso, alteração e consentimento;
• Práticas de mercado são aplicadas para proteger dados contra acessos não autorizados, perda ou divulgação indevida.

10. Retenção e Exclusão

• Dados são mantidos enquanto durar o contrato ou conforme obrigações legais;
• Usuários podem solicitar exclusão de seus dados;
• Pacientes podem solicitar atualização ou exclusão via profissional ou clínica.

11. Compartilhamento de Dados

Os dados podem ser compartilhados apenas com:

• fornecedores de infraestrutura e tecnologia;
• prestadores de serviço essenciais à operação da plataforma;

Sempre sob obrigações de confidencialidade e segurança.

12. Direitos dos Titulares

Os direitos previstos na LGPD (acesso, correção, exclusão, portabilidade) devem ser exercidos:

• Usuário/profissional: controla dados dos pacientes;
• Hot Manager: fornece suporte técnico para exercer direitos quando solicitado.

13. Alterações deste Documento

A Hot Manager pode atualizar este documento periodicamente. A versão vigente estará sempre disponível na plataforma.

14. Contato

Dúvidas sobre proteção de dados ou este documento: 📱 WhatsApp